Şirketinizde Kaos Var mı

Şirketinizde Kaos Var mı? Yönetimsel Kaosun Sessiz İşaretleri ve Kaostan Sisteme Geçiş

Suat Eralp | SMMM – Yönetim Danışmanı

Bir şirketin kaotik hale gelmesi için büyük bir kriz yaşaması gerekmez.

Hatta çoğu şirkette kaos, krizle başlamaz.

Oldukça sıradan görünen cümlelerle başlar:

“Ben olmadan karar veremiyorlar.”
“Bu ara çok yoğunuz.”
“Toplantıda konuşmuştuk ama yapılmamış.”
“Satışlarımız iyi ama para nereye gidiyor anlamıyorum.”
“Bir personel daha alırsak işler rahatlar.”
“Bizde işler yıllardır böyle yürür.”

Bu cümlelerin her biri tek başına normal bir işletme problemi gibi görülebilir.

Fakat aynı sorunlar sürekli tekrar ediyor, şirket büyüdükçe yönetmek zorlaşıyor ve işletme giderek belirli kişilere bağımlı hale geliyorsa artık yalnızca günlük problemlerden değil, yönetimsel kaostan söz etmek gerekir.

Burada önemli bir ayrım yapıyorum:

Kaos insan sorunu değil, çoğu zaman sistem sorunudur.

Ve sistem değişmeden yalnızca insanları değiştirmek, çoğu şirkette aynı sorunların farklı kişilerle yeniden yaşanmasına neden olur.

Yönetimsel Kaos Nedir?

Kaos kelimesi çoğu zaman tamamen kontrolsüz, düzensiz ve ne olacağı bilinmeyen bir ortamı çağrıştırıyor.

İşletmeler açısından kullandığım yönetimsel kaos kavramı ise biraz farklı.

Bir şirket çalışmaya devam edebilir.

Satış yapabilir.

Üretim gerçekleştirebilir.

Çalışanları her sabah işe gelebilir.

Hatta şirket kâr da açıklayabilir.

Buna rağmen yönetim sistemi kaotik olabilir.

Çünkü mesele şirketin çalışıp çalışmaması değil, nasıl çalıştığıdır.

Eğer şirket;

• belirli kişilerin sürekli müdahalesiyle çalışıyorsa,
• yetki ve sorumluluklar net değilse,
• karar mekanizmaları tanımlanmamışsa,
• aynı problemler tekrar tekrar ortaya çıkıyorsa,
• veriler karar vermek için zamanında üretilemiyorsa,
• toplantılarda alınan kararlar uygulanmıyorsa,
• performans sistematik biçimde ölçülmüyorsa,
• patron operasyonun merkezinden çıkamıyorsa,

ortada görünmeyen fakat giderek büyüyen bir yönetim problemi vardır.

Şirketlerde Kaosun 5 Sessiz İşareti

1. Siz olmadan işler yürümüyor

Şirket sahibinin her önemli kararın içinde olması başlangıç döneminde normal karşılanabilir.

Fakat şirket büyüdüğü halde;

satın alma patronu bekliyor,
fiyatı patron belirliyor,
müşteri sorununu patron çözüyor,
ödemeye patron karar veriyor,
personel problemini patron çözüyor,
departmanlar anlaşamadığında yine patron devreye giriyorsa,

burada güçlü liderlikten ziyade kişiye bağımlı bir organizasyon oluşmuş olabilir.

Bu yapı belirli bir büyüklüğe kadar çalışır.

Sonrasında patron şirketin en çalışkan kişisi olurken aynı zamanda şirketin en önemli karar darboğazlarından biri haline gelebilir.

Şirket büyüdükçe patronun iş yükünün sürekli artması, büyümenin sağlıklı olduğunun değil, sistemin yeterince gelişmediğinin göstergesi olabilir.

2. Herkes çok yoğun ama işler yetişmiyor

Bazı şirketlere girdiğinizde inanılmaz bir hareketlilik görürsünüz.

Telefonlar çalar.

Toplantılar yapılır.

WhatsApp gruplarında yüzlerce mesaj vardır.

Çalışanlar sürekli bir yerlere yetişmeye çalışır.

Mesailer uzar.

Fakat ay sonunda aynı soruyla karşılaşılır:

“Bu kadar çalışıyoruz, neden sonuç alamıyoruz?”

Çünkü yoğunluk ile verimlilik aynı şey değildir.

Süreçler tanımlanmamışsa, öncelikler belirlenmemişse ve sorumluluklar net değilse çalışanların enerjisinin önemli bölümü değer üretmeye değil, organizasyon içerisindeki belirsizliği yönetmeye harcanır.

Bu nedenle:

Yoğunluk ilerleme değildir. Netlik, öncelik ve sistem ilerleme getirir.

3. Aynı problemler sürekli tekrar ediyor

Bir problemin ortaya çıkması normaldir.

Asıl problem, aynı problemin tekrar tekrar ortaya çıkmasıdır.

Her ay tahsilat problemi yaşanıyorsa,

stoklar sürekli kontrolden çıkıyorsa,

teslimatlar sürekli gecikiyorsa,

aynı müşteriler aynı konularda şikâyet ediyorsa,

aynı departmanlar sürekli çatışıyorsa,

artık tekil olayları değil, sistemin ürettiği bir örüntüyü incelemek gerekir.

Yönetimin sık yaptığı hatalardan biri semptomları çözmek fakat problemi üreten sistemi değiştirmemektir.

Yangın söndürülür.

Ama yangını çıkaran neden ortadan kaldırılmaz.

Sonuçta yönetici kendisini sürekli aynı problemleri çözerken bulur.

4. Kararlar alınıyor ama uygulanmıyor

Şirketlerde toplantı yapılması yönetim sisteminin güçlü olduğunu göstermez.

Asıl soru şudur:

Toplantıdan sonra ne oluyor?

Bir karar alındığında;

kim yapacak?

Ne zaman yapacak?

Beklenen çıktı nedir?

Kim kontrol edecek?

Sonuç nasıl ölçülecek?

Bu soruların cevapları belli değilse toplantı kararları zaman içerisinde yalnızca toplantı notlarına dönüşür.

Bir sonraki toplantıda aynı konu tekrar konuşulur.

Bu durum zamanla çok daha önemli bir probleme yol açar:

Organizasyon alınan kararların gerçekten uygulanacağına olan inancını kaybeder.

Bu nedenle iyi yönetim yalnızca doğru karar vermek değildir.

Kararı uygulayacak mekanizmayı da kurmaktır.

5. Kâr var ama kasada para yok

Yönetimsel kaosun en önemli sonuçlarından biri finansal tablolarda ortaya çıkar.

Şirket satış yapıyor olabilir.

Gelir tablosunda kâr görünüyor olabilir.

Fakat;

tahsilat süreleri uzamış,

stoklar gereğinden fazla büyümüş,

müşterilere kontrolsüz vadeler verilmiş,

satın alma planlaması bozulmuş,

finansman maliyetleri yükselmiş,

işletme sermayesi ihtiyacı artmış olabilir.

Sonuç:

Kârlı görünen şirket nakit sıkıntısı yaşayabilir.

Bu nedenle finansal problemlerin tamamını yalnızca finans departmanında aramak doğru değildir.

Bazen bilançoda gördüğümüz sorun, aylar önce yönetim sisteminde başlayan bir problemin finansal sonucudur.

Şirket Büyüdükçe Neden Kaos Artıyor?

Küçük bir işletmede birçok problem kişisel iletişimle çözülebilir.

10 kişinin çalıştığı şirkette patron herkese ulaşabilir.

Ancak organizasyon büyüdükçe;

çalışan sayısı,
müşteri sayısı,
ürün çeşidi,
tedarikçi sayısı,
işlem hacmi,
finansman ihtiyacı,
departmanlar arasındaki ilişkiler

aynı anda büyür.

Fakat şirketin yönetim sistemi aynı kalırsa bir noktadan sonra mevcut yapı yeni ölçeği taşıyamaz.

İşte benim özellikle dikkat çekmek istediğim nokta burasıdır:

Şirketin cirosunu büyütmek ile şirketin yönetim kapasitesini büyütmek aynı şey değildir.

Birçok şirket birincisini başarıyor.

İkincisini ihmal ediyor.

Ve büyümenin belirli bir aşamasından sonra başarıyı getiren eski çalışma biçimleri, şirketin önündeki en büyük engellerden birine dönüşebiliyor.

Kaosun Şirkete Gerçek Maliyeti

Yönetimsel kaos yalnızca yöneticileri yormaz.

Para kaybettirir.

Örneğin;

Stok yönetimindeki kaos → işletme sermayesinin stoklarda bağlanmasına,

Tahsilat yönetimindeki kaos → nakit açığı ve finansman ihtiyacına,

Satın alma kaosu → yüksek maliyet ve gereksiz stoklara,

Fiyatlama kaosu → marj kaybına,

Yetki karmaşası → kararların gecikmesine,

Plansız yatırım → finansman yüküne,

Performans sisteminin olmaması → verimlilik kaybına,

Toplantı ve takip sisteminin zayıflığı → stratejik kararların uygulanamamasına

neden olabilir.

Dolayısıyla kaosun maliyeti çoğu zaman “kaos maliyeti” adıyla muhasebeleştirilmez.

Farklı hesapların içerisinde gizlenir.

Bu nedenle yönetim danışmanlığında yalnızca finansal sonucu değil, o sonucu üreten yönetim mekanizmasını incelemek gerekir.

Çözüm Daha Fazla Kontrol Etmek Değil

Kaotik organizasyonlarda ilk refleks genellikle kontrolü artırmaktır.

Daha fazla rapor istenir.

Daha fazla toplantı yapılır.

Daha fazla onay mekanizması kurulur.

Patron daha fazla sürece müdahale eder.

Bu yaklaşım kısa süreli rahatlama sağlayabilir.

Fakat sistemi daha da kişiye bağımlı hale getirme riski taşır.

Çözüm şirket sahibinin her şeyi kontrol etmesi değil;

kontrol edilebilir bir sistem kurmaktır.

Kaostan Sisteme Geçiş

Ben şirketlerde bu dönüşümü beş temel aşamada değerlendiriyorum:

1. Teşhis

Önce mevcut durumun fotoğrafını çekmek gerekir.

Sorun nerede?

Finansta mı?

Organizasyonda mı?

Süreçlerde mi?

Yetki sisteminde mi?

Stratejide mi?

Yoksa bunların birbirleriyle kurduğu ilişkide mi?

2. Ölçüm

Ölçemediğimiz problemi yönetmek zordur.

Bu nedenle finansal ve operasyonel göstergelerin belirlenmesi gerekir.

3. Önceliklendirme

Şirketteki her problemi aynı anda çözmeye çalışmak yeni bir kaos yaratabilir.

Öncelikle şirketin performansını en fazla etkileyen darboğazlar belirlenmelidir.

4. Sistem

Yetki, sorumluluk, süreç, bütçe, performans, raporlama ve karar mekanizmaları birbirleriyle bağlantılı şekilde kurulmalıdır.

5. İzleme

Sistem kurulduktan sonra kendi haline bırakılamaz.

Sonuçların düzenli ölçülmesi, sapmaların erken görülmesi ve sistemin yeni koşullara göre geliştirilmesi gerekir.

Amaç Patronsuz Şirket Değil, Patrona Bağımlı Olmayan Şirket

Burada önemli bir kavram ayrımı yapmak gerekiyor.

Amaç şirket sahibini şirketten çıkarmak değildir.

Tam tersine:

Şirket sahibini olması gereken yere taşımaktır.

Operasyonun merkezinden;

stratejiye,
yatırıma,
büyümeye,
finansal yönetime,
yeni pazarlara,
risk yönetimine

doğru.

Bir şirket sahibinin zamanı şirketin en değerli kaynaklarından biridir.

Bu kaynağın sürekli günlük operasyonel problemlere harcanması önemli bir fırsat maliyetidir.

Sonuç: Kaos Kader Değildir

Bir şirketin bugün çalışıyor olması, yönetim sisteminin sağlıklı olduğu anlamına gelmez.

Asıl soru şudur:

Şirketiniz siz sürekli müdahale etmeden de doğru kararları verebiliyor, uygulayabiliyor ve sonuçlarını ölçebiliyor mu?

Cevabınız “hayır” ise daha fazla çalışmaya değil, daha güçlü bir yönetim sistemine ihtiyacınız olabilir.

Çünkü:

Kaos insan sorunu değil, sistem sorunudur.

Ve doğru yaklaşımla;

kaos teşhis edilebilir,
ölçülebilir,
önceliklendirilebilir,
sistem kurulabilir
ve sonuçları izlenebilir.

Şirketinizi büyütmek istiyorsanız yalnızca satışınızı, üretiminizi veya çalışan sayınızı büyütmeyin.

Yönetim kapasitenizi de büyütün.